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Canales institucionales de comunicación
Estoy organizando una actividad y necesito difundirla ¿Qué tengo que hacer?
Debes enviarnos un correo electrónico a comunicacion@cienciassociales.edu.uy en el que conste: nombre de la actividad, sobre qué tratará (una breve descripción/resumen), cuándo es (fecha y hora), dónde es (dirección, salón), quién convoca/organiza (es fundamental incluir una dirección de correo electrónico para consultas), quiénes participarán en calidad de expositores/moderadores/comentadores (breve descripción de su trayectoria/líneas de investigación) y quiénes son los potenciales destinatarios de la actividad.
Además, puedes incluir información complementaria acerca de los fines de la actividad.
¿Dónde va a aparecer la información?
Todo contenido noticioso aparecerá en la web de la Facultad. Luego, podemos difundir la información a través de nuestro boletín de noticias, redes sociales, carteleras y pantallas.
El portal web reúne información de interés para toda la comunidad de la Facultad. Allí se encontrarán contenidos referentes a actividades académicas, funcionamiento de los servicios, información administrativa, becas, premios, convocatorias, oportunidades laborales, entre otras. El portal permite también compartir información en diferentes soportes (video, galerías de imágenes, audios, etc.). Muchas de las noticias que se publican en el portal son luego replicadas en otras plataformas.
La Unidad gestiona actualmente Facebook, Twitter e Instagram, a través de estas plataformas se difunde información general de la Facultad, permiten mantener un contacto más directo, ágil y dinámico con su comunidad.
El boletín es un resumen de noticias que se envía dos veces por semana (excepto durante el mes de enero y feriados). Las noticias se encuentran enlazadas al portal, donde se desarrollan en profundidad. Se priorizan las noticias relacionadas con los distintos servicios y unidades académicas de FCS y, además, se incluyen otras que puedan ser de interés para nuestro público. Entre sus suscriptores se encuentran estudiantes, docentes, funcionarios, egresados y público en general. La suscripción se realiza de manera voluntaria a través del formulario digital.
Es importante que la información a ser difundida nos llegue con, al menos, dos días de antelación: la edición de los martes cerrará los viernes y la de los viernes los miércoles.
La información de carácter estrictamente administrativo y de interés interno no se incorporará en el boletín sino que se enviará a través del correo electrónico, teniendo en cuenta que suelen comunicar asuntos de carácter urgente.
Tanto en el hall como en el patio interno del subsuelo están ubicadas las pantallas, en ellas se difunden las actividades próximas a desarrollarse e información referente a la enseñanza. También contamos con carteleras en la mayoría de los pisos de la Facultad, allí colocamos afiches realizados por la Unidad o por actores externos, de interés para nuestro público interno.
Actualmente tenemos un convenio con La Diaria el cual establece que los docentes de la Facultad podrán publicar columnas de opinión en ese medio. La publicación está sujeta a la aprobación del diario y puede conllevar ediciones menores. La extensión de las columnas debe ser entre 5.000 y 7.000 caracteres con espacios (preferentemente cerca de 7.000). El procedimiento es enviarnos la columna en formato de texto al correo electrónico de la Unidad, la Unidad se encarga de realizar la gestión con La Diaria y le informamos al autor cuándo será publicada. Finalmente la difundimos a través del boletín, redes sociales y queda publicada en la sección Ciencias Sociales en los medios del portal de la Facultad.
Materiales gráficos
Estoy organizando una actividad y necesito material gráfico para difundirla, ¿ustedes pueden ayudarme?
Sí, podemos ayudarte. En la Unidad de Comunicación podemos diseñar diversos materiales. Las opciones más habituales son afiches, folletos y materiales digitales para redes sociales, aunque podemos diseñar otros formatos. Te asesoraremos para conseguir aquello que mejor se ajuste a tus necesidades.
¿Qué tengo que hacer?
Debes enviarnos un correo electrónico a comunicacion@cienciassociales.edu.uy con los contenidos de la actividad que estés organizando. Por ejemplo, si precisas un afiche para difundir una charla, deberías enviarnos la siguiente información: qué nombre lleva la actividad, objetivo general breve, cuándo es (fecha y hora), dónde es (dirección, salón, local), quién convoca/organiza, contacto para recibir consultas y quiénes son los potenciales destinatarios de la actividad. Además, puedes incluir información complementaria acerca de la actividad: ¿la entrada es libre?, ¿se entregará certificado?, etc. Recuerda que la redacción del contenido se ajustará a los criterios de redacción de la Unidad y que la propuesta gráfica se ajustará a la identidad institucional de la Facultad.
¿Con cuánto tiempo de anticipación tengo que realizar la solicitud?
Solicitamos que nos envíen la solicitud y el contenido definido con al menos 15 días de anticipación a la fecha del evento, para garantizar que los materiales estén finalizados en tiempo y forma y que haya suficiente tiempo de difusión previo a la actividad. En el caso de materiales que deban ser impresos fuera de la Unidad, los plazos deberán ser mayores, sugerimos avisar para poder coordinarlos.
Ya envié la información, ¿cuál es el siguiente paso?
Una vez recibida toda la información se comenzará con el diseño y la elaboración de los materiales. Realizaremos un primer borrador, que te lo enviaremos para ser revisado. Luego de revisar ese borrador, en las próximas 24-48 horas debes enviarnos un correo con las correcciones a realizar si las hubiere. Una vez que recibimos las correcciones o ajustes sugeridos los incorporamos a nuestro trabajo y te enviamos una versión final que debes revisar y contestarnos. Cuando contemos con tu OK, lo podemos empezar a distribuir digitalmente por nuestros medios, imprimirlo si está dentro de nuestras posibilidades o enviar a la imprenta con la que se haya acordado el servicio.
¿Cómo se gestiona la imprenta?
Las gestiones administrativas, tanto recursos presupuestales para cubrir el gasto, así como las gestiones directas con la imprenta serán responsabilidad de quienes soliciten los materiales. Luego deberán notificarnos por correo qué empresa resultó contratada para coordinar los ajustes técnicos que eventualmente puedan requerir los originales previamente a su impresión. Además, deberás trasladarnos los plazos comprometidos con la imprenta para la entrega de los originales definitivos elaborados por la Unidad de Comunicación. Recuerda que tanto el recibo de la factura, así como el retiro y posterior distribución de los materiales impresos corre por cuenta de los solicitantes.
Contenidos audiovisuales
Otra de nuestras áreas de trabajo es el desarrollo de recursos audiovisuales que comprende el asesoramiento en el uso de estos recursos, la producción de contenidos como entrevistas y el registro de eventos que puede ser fotográfico, de audio o de video.
Estoy organizando una conferencia (o similar) en la Facultad, ¿pueden registrarla?
Debes escribirnos a comunicacion@cienciassociales.edu.uy con una antelación de 15 días a la fecha del evento, explicando los motivos por los cuáles se considera necesario este tipo registro. Es importante tener en cuenta que el registro de un evento lleva trabajo de pre y posproducción el cual varía según el soporte que se elija.
¿Qué se tiene en cuenta en cada caso para decidir el tipo de materiales a producir?
Algunos factores son: el tipo de evento, el lugar donde se realiza, el tiempo de producción y posproducción y el uso posterior de los materiales. La Unidad puede asesorar y acompañar la definición de estos elementos con las personas interesadas para así lograr que el producto se ajuste a sus necesidades. Respecto de la actividad, debemos preguntarnos cuál es el objetivo principal del contenido audiovisual, a quiénes está dirigido y cuál es el uso posterior que se le va a dar.
Es el formato más flexible en términos de implementación y uso. Es una manera sencilla y eficaz de conservar registros de prácticamente cualquier tipo de actividad. En la Unidad contamos con equipos adecuados y personal capacitado para ejercer esta función de manera profesional. Además, las plataformas digitales favorecen la circulación de este tipo de documentos, que a su vez pueden ser utilizados para la producción de diversos contenidos (folletos, noticias en la web u otros soportes, pósteres, entre otros).
Es una forma eficiente y eficaz de realizar el registro de una actividad como una presentación de libro, charla o conferencia. Sin presentar inconvenientes respecto a la duración de los eventos a registrar y sin requerir de trabajo de posproducción significativo, permite a los usuarios acceder fácilmente a la información.
Este tipo de registro requiere mucho tiempo de pre y posproducción, genera archivos pesados, difíciles de compartir. Existen otros materiales que podemos producir para aprovechar mejor el soporte audiovisual.
Este formato requiere mayor tiempo y trabajo de pre y posproducción que los formatos anteriores. Se recomienda pensar en productos cortos (hasta 20 minutos) en base a la producción de contenidos complejos, donde el contenido visual sea fundamental para decodificar el mensaje. Por ejemplo, podemos realizar entrevistas breves a conferencistas internacionales, producir presentaciones de secciones, etc.
La realización de este tipo de material ha sido impulsado a partir de la pandemia debido a la necesidad de presenciar eventos en formato virtual. Actualmente, con la vuelta a las actividades presenciales, hemos establecido ciertos criterios a la hora de realizar una transmisión en vivo ya que la unidad no cuenta con recursos suficientes, tanto materiales como humanos, para hacer frente a la demanda que ha surgido de este tipo de cobertura. Las transmisiones en vivo pueden resultar un recurso útil para aquellas actividades cuyas temáticas sean de interés general y de gran convocatoria. Otro factor a considerar es que sea una actividad organizada con instituciones internacionales, de interés para personas del interior del país o del extranjero, ya sea por presenciar la actividad o por participar como expositores.
Requisitos:
- La transmisión del evento debe solicitarse con al menos 15 días de antelación a la fecha de la actividad a fin de evaluar la posibilidad de realizar la transmisión de acuerdo a la disponibilidad de la Unidad de Comunicación y Publicaciones (UCyP) y a la pertinencia del evento. Para eso, se deberá enviar un correo a: comunicacion@cienciassociales.edu.uy con la siguiente información:
- Nombre de la actividad
- Fecha y horario
- Descripción
- Público al que va dirigido
- Programa completo con la referencia de las actividades en las que se solicita la transmisión
- Cantidad de expositores virtuales
- Organizadores
- Referente y correo electrónico de contacto
- Es necesario tener una reunión con la persona responsable de la organización de la actividad para detallar los requisitos que la Unidad necesita para realizar la transmisión y para ajustar los aspectos logísticos.
- Solo se realizarán transmisiones de actividades que tengan lugar en la sala de conferencias «Luisa Cuesta» (salón L5).
- La sala debe ser reservada dos horas antes del comienzo de la actividad y una hora después de finalizada.
- Es necesario contar con un referente de la organización para poder intercambiar al respecto y que esa o esas personas estén en el L5 al menos una hora antes del inicio del evento.
Se recuerda que la UCyP ofrece para la difusión de su actividad los siguientes servicios: registro de audio, cobertura con nota periodística, cobertura fotográfica y también difusión en las redes sociales, en la web institucional y el boletín.
Cabe señalar que el equipo organizador de la actividad puede gestionar con la sección Audiovisuales de FCS la realización de una reunión por la plataforma Zoom para transmitir su actividad por esa vía. Será el equipo organizador quien deberá monitorear la reunión durante toda la actividad.